COPS Success-Story – Erfolgreiche Ablösung von ICMS durch den corima-Finanzstatus in der Otto Group

Die Otto Group ist eine weltweit agierende Handels- und Dienstleistungsgruppe mit klarem Fokus auf Innovation und digitaler Transformation. Als Versandhändler gestartet hat es die Otto Group bis heute immer wieder hervorragend gemeistert, den Wandel als Chance zu verstehen und sich erfolgreich zu verändern oder neu zu erfinden. Heute ist der Konzern mit 30 wesentlichen Unternehmensgruppen in den Segmenten Plattformen, Markenkonzepte, Händler, Services und Finanzdienstleistungen vornehmlich in den drei Wirtschaftsräumen Deutschland, übriges Europa und USA vertreten. Zu den zur Gruppe gehörenden Gesellschaften gehören zum Beispiel OTTO, ABOUT YOU, Manufactum, Hermes und bonprix. Rund 41.000 Mitarbeiter erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2022/23 einen Umsatz von knapp 16 Mrd. Euro.

Der Bereich Corporate Finance hat in einem Konzern dieser Größe eine Vielzahl an strategischen, planerischen und operativen Aufgaben, die es in Begleitung des Kerngeschäfts zu bewältigen gilt.

corima unterstützt das Finanzmanagement der Otto Group in den Bereichen Cash-Management und Transaktionsmanagement, wie Währungshandel, Money Market, Zinsen, Zinsderivate oder Kapitalmarktprodukte.

Den monatlichen konzernweiten Finanzstatus erstellte der Bereich Financial Operations der Otto Group seit Einführung des Treasury-Management-Systems von COPS im Jahr 2013 noch über die Systemkomponente ICMS. Das absehbare Ende des Lebenszyklus dieser Lösung ließ alle Beteiligten auf beiden Seiten rechtzeitig mit den Vorbereitungen des Finanzstatus-Relaunchs durch das entsprechende corima-Modul beginnen. Nach ruhigen, aber gewissenhaften Vorbereitungen ging das Projekt im Frühjahr 2023 in die heiße, intensive Phase und ist mittlerweile umgesetzt.

„Dass wir noch nicht am Ende der Umsetzung angekommen sind, ist für den Zeitraum seit dem GoLive im September 2023 bis heute logisch,“ merkt Sibylle Stender, Lead Project Managerin – Financial Operations bei der Otto Group, an. „Doch die bisherigen Ergebnisse können sich durchaus sehen lassen. So haben wir mit der Ablösung des ICMS-Finanzstatus durch corima erreicht, dass wir in Corporate Finance und den Finanzabteilungen unserer Konzerngesellschaften an Transparenz und Umsetzungsgeschwindigkeit gewonnen haben. Wir konnten unser internes Reporting durch das Anpassen der Finanzstatus-Struktur an unsere Bilanzstruktur weiter homogenisieren. Die neuen Filtermöglichkeiten lassen zudem flexiblere Analysen und Betrachtungsweisen zu. Mit der jetzt möglichen Umrechnung in Mandanten- und Konzernwährung haben wir für unsere Konzerngesellschaften vollkommene Klarheit in den zugrundeliegenden Währungskursen erreicht. Auf einer stabilen, konsistenten Datenbasis können wir Power BI-Berichte nach unserer Vorstellung erstellen und konzernweit verteilen.“ Über den hohen Aufwand, der für die Migration von ICMS in corima anfiel, waren indes beide Seiten erstaunt. Doch fügt Frank Timmermanns, Division Manager bei Otto hinzu: „Hier war die gute Zusammenarbeit mit dem COPS-Team hilfreich. Unser Dank gilt insbesondere den Consultants Ingo Luks, Christoph Gönczöl und Thomas Eckhardt, Product Manager bei COPS, die immer zur Stelle waren, wenn man sie brauchte. Durch deren hohes Engagement und die gute Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Otto Group haben wir von Beginn der Umsetzung an bis zur heißen Phase der Migration ressourcen-optimiert Kurs auf unsere Ziele gehalten. Die kurzen Kommunikationswege, vor allem in den tägliche Online-Meetings, waren dabei mit ausschlaggebend.“

„Diese täglichen Meetings haben uns sehr geholfen, insbesondere kritische Themen zeitnah zu erkennen, zu kommunizieren und anzugehen. Jetzt heißt es, den Feinschliff hinzubekommen und die Performance zu erhöhen,“ sagt Thomas Eckhardt. „Wir arbeiten mit Hochdruck daran, dass mit dem neuen Finanzstatus in der Otto Group alle Potentiale gehoben und der Gewinn an Transparenz in allen Bereichen optimal genutzt werden kann.“

Success-Stories by COPS, seit 45 Jahren individuelle Gesamtpakete aus einer Hand.

Fortsetzung folgt!

The Otto Group is a global retail and services group with a clear focus on innovation and digital transformation. Having started out as a mail-order retailer, the Otto Group has repeatedly mastered the challenge of seeing change as an opportunity and successfully changing or reinventing itself. Today, the Group is represented by 30 major corporate groups in the Platforms, Brand Concepts, Retailers, Services and Financial Services segments, primarily in the three economic areas of Germany, the rest of Europe and the USA. The companies belonging to the Group include OTTO, ABOUT YOU, Manufactum, Hermes and bonprix. Around 41,000 employees generated sales of just under EUR 16 billion in the 2022/23 financial year.

In a group of this size, Corporate Finance has a wide range of strategic, planning and operational tasks that need to be managed alongside the core business.

 

corima supports the Otto Group’s financial management in the areas of cash management and transaction management, such as currency trading, money market, interest rates, interest rate derivatives and capital market products.

Since the introduction of the treasury management system from COPS in 2013, the Otto Group’s Financial Operations division had been using the ICMS system component to prepare the monthly group-wide financial status. The foreseeable end of the life cycle of this solution meant that all those involved on both sides began preparations for the financial status relaunch using the corresponding corima module in good time. After calm but conscientious preparations, the project entered the hot, intensive phase in spring 2023 and has since been implemented.

 

„The fact that we have not yet reached the end of the implementation is logical for the period since the go-live in September 2023 to date,“ notes Sibylle Stender, Lead Project Manager – Financial Operations at the Otto Group. „But the results so far are certainly impressive. By replacing the ICMS financial status with corima, we have achieved greater transparency and speed of implementation in Corporate Finance and the finance departments of our Group companies. We were able to further homogenize our internal reporting by adapting the financial status structure to our balance sheet structure. The new filter options also allow for more flexible analyses and approaches. With the conversion into client and Group currency now possible, we have achieved complete clarity in the underlying exchange rates for our Group companies. Based on a stable, consistent database, we can create Power BI reports according to our requirements and distribute them throughout the Group. „Both sides were surprised at the amount of work involved in migrating from ICMS to corima. However, Frank Timmermanns, Division Manager at Otto, adds: „The good cooperation with the COPS team was helpful here. Our special thanks go to the consultants Ingo Luks, Christoph Gönczöl and Thomas Eckhardt, Product Manager at COPS, who were always there when we needed them. Thanks to their high level of commitment and good cooperation with the Otto Group project team, we were able to stay on course towards our goals in a resource-optimized manner from the start of the implementation to the hot phase of the migration. The short communication channels, especially in the daily online meetings, were a decisive factor.“

 

„These daily meetings have really helped us to identify, communicate and tackle critical issues promptly. Now it’s time to fine-tune and improve performance,“ says Thomas Eckhardt. „We are working at full speed to ensure that the new financial status in the Otto Group will enable us to leverage all potential and make the best possible use of the increased transparency in all areas.“

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To be continued!

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