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Name |
Ben Gusich |
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Position bei COPS |
Team Leader Administration |
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Bei COPS seit |
2007 |
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Alter |
44,9 (abrunden!) |
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Hobbys |
Werkzeug kaufen und nie verwenden (für später?) |
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Mit corima verbinde ich… |
… einen Rückspiegel, in dem COPS‘ Geschichte zu sehen ist |
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In 10 Jahren… |
… werden wir ganz wo anders sein, als wir heute glauben |
corimamagazin: Hallo Ben. Aus Sicht eines Kollegen, der Dich seit bereits fast 5 Jahren kennt und sehr schätzt, bist du bei COPS, was man beim Militär den Spieß oder die Mutter der Kompanie nennt. Du kümmerst Dich um ungemein viele interne Abläufe. Beschreibe unseren Lesern doch bitte kurz Deine Position und den damit verbundenen Umfang an Aufgaben.
„Einer unserer Programmierer hat einmal gesagt: „Du bis das else in unserer if-Klausel.“ Das hat mir sehr gefallen.“
B. Gusich: Neuen Kollegen sage ich an ihrem ersten Tag: „Wenn Du ein Anliegen hast und nicht weißt, wer dafür zuständig ist, bin es wahrscheinlich ich.“ Das vereinfacht die Aufzählung. Ich habe im Laufe meiner 16 Jahre bei COPS regelmäßig neue Aufgaben übernommen, das reicht von offiziell notwendigen Klein-Rollen wie SVP (Sicherheitsvertrauensperson) über die 2018 entstandene Notwendigkeit einer Ansprechperson für den Datenschutz bis hin zu klassischer IT-Projektarbeit und meinen aktuellen Hauptaufgaben als Teamleiter der internen Administration: nämlich für korrekte Kundenabrechnungen zu sorgen sowie einen täglichen Fuß in der Tür zu unserer Systemadministration zu haben, um notwendige Tasks zu priorisieren. Aber, um an den ersten Satz anzuknüpfen: ich habe selbst noch keine vollständige Liste dieser Tätigkeiten gesehen. Einer unserer Programmierer hat einmal gesagt: „Du bis das else in unserer if-Klausel.“ Das hat mir sehr gefallen.
corimamagazin: Im Rahmen dieser verschiedenartigen Aufgaben bist Du auch der „Onboarding-Koordinator“ bei COPS. Das heißt, egal in welcher Abteilung die neuen Kollegen beginnen, sie bekommen von Dir den Weg der Schulungen und abteilungsübergreifenden Integration aufgezeigt. Beschreibe uns doch bitte den Prozess. Ist der für alle gleich?
B. Gusich: Wieder so eine Sache, die entstanden ist. Wir waren ja relativ lange eine recht statische Truppe, wir hatten nicht nur wenig Fluktuation, sondern damit einhergehend auch wenige neue Mitarbeiter pro Jahr. Aber wir wachsen kontinuierlich und irgendwann war der Punkt erreicht, wo wir neue Kollegen/-innen nicht einfach vor einen Bildschirm und mitten unter andere Mitarbeitende setzen konnten, sondern eine ausgiebige Erklärung der Prozesse und How-tos notwendig wurde. Wenn ich meine alten E-Mails durchwühle, sehe ich im Februar 2017 zum ersten Mal die Idee zum Konzept geworden.
Seither entwickelt sich der Prozess laufend weiter und startet mittlerweile bereits im Recruiting: wo wird der/die Kollege/-in physisch sitzen, wie werden wir ihn/sie technisch ausstatten etc. Damit beginnt der Einkaufsprozess für Hardware so rechtzeitig, dass an seinem/ihrem ersten Arbeitstag alles vorbereitet und – das ist mir wichtig – auch getestet ist und funktioniert. Der erste Arbeitstag ist voll mit COPS-spezifischer Info (welche Systeme verwenden wir, wie funktioniert unsere Zeitaufzeichnung, usw., einfach eine Latte an Organisatorischem), das erfordert die volle Konzentration der neuen Mitarbeiter, die im Idealfall nicht durch technische Probleme abgelenkt werden.
Bis zu diesem Punkt sind die Inhalte für alle gleich, maximal die Sprache der Einschulung kann wechseln. Wir hatten natürlich immer schon Mitarbeiter/-innen, die nicht ihr ganzes Leben in Österreich verbracht haben, aber mittlerweile haben wir eine Handvoll, die mit uns ausschließlich Englisch kommunizieren. Und mit Dir, lieber Stefan, mussten wir ja damals auch noch echtes Deutsch sprechen;)
Für die abteilungsspezifischen Schulungsinhalte liegen dann Aufgabenlisten vor, die jeder „Buddy“ (ja, diese Bezeichnung haben wir auch irgendwann übernommen) im Auge hat und im Laufe der ersten Wochen nach und nach abhaken kann. Ab hier nehme ich mich explizit raus, denn die direkte Einführung von Abteilungskollegen/-innen hat deutlich mehr „by doing“-Charakter, als wenn das zentralisiert passiert. Fragen und Anliegen an mich entstehen dann ohnehin innerhalb der nächsten Tage, und wann ein Onboarding tatsächlich abgeschlossen ist, hat noch niemand definiert. Womit wir wieder bei Deinem einleitenden Vergleich mit dem Spieß wären. Der zieht sich ja auch nicht zurück.
corimamagazin: Wie viele Stationen oder Schulungen, die neue Mitarbeiter in den ersten Wochen erhalten, kommen da im Schnitt zusammen?
„Zwischen 30 und 40 Themen werden da behandelt und mindestens zehn etablierte Kollegen sind in diesen Sessions mit unserem Neuzugang beschäftigt.“
B. Gusich: Der initiale Informations-Schwall, was interne administrative Themen – und damit meinen Bereich – betrifft, passiert in den ersten beiden Tagen. Je nach Abteilung starten dann die ersten Info-Sessions mit dem Buddy, der den/die neuen Mitarbeiter/-in für einzelne Spezialthemen stundenweise an Kollegen übergibt, die jeweils am tiefsten in der Materie sind. Um hierzu den Überblick zu bewahren, wird ein Katalog mit Themen übergeben, die der/die neue Mitarbeiter/-in selbst abhakt, wenn er/sie das Thema fertig hat, und damit auch selbst sieht, was noch fehlt. Wenn ich Dir Zahlen nennen soll, würde ich sagen: Zwischen 30 und 40 Themen werden da behandelt und mindestens zehn etablierte Kollegen/-innen sind in diesen Sessions mit unserem Neuzugang beschäftigt. Zusätzlich erfolgt natürlich laufend ein Abgleich durch den Buddy. Viele Themen werden einem aber erst nach Wochen klar, so ehrlich muss man schon sein. Daher ist der Onboarding-Prozess auch nach drei Monaten noch nicht vollständig zu Ende, ich würde eher sagen er geht in einen kollegialen Austausch über, der sich auf ein ganzes Jahr erstreckt.
corimamagazin: Die neuen Kollegen/-innen bekommen auch aus dem Bereich Marketing und Vertrieb eine „Einschulung/Erstinformation“. Dabei spiegeln Sie uns eigentlich immer zurück, wie wertvoll dieser Onboarding-Prozess aus ihrer Sicht ist. Was sind aus deiner Sicht die Hauptgründe dafür?
B. Gusich: Ich denke das hängt damit zusammen, dass wir keine Riesenbude mit HR-Abteilung, sieben Management-Ebenen und starren Prozessen sind. Wir können unsere Willkommens-Phase der Vorgeschichte unserer neuen Kollegen/-innen anpassen. Wenn ich daran denke, als Du vor fünf Jahren bei uns begonnen hast, als ein klassischer Boomer, der die Erfindung des Personal Computers quasi live erlebt hat, und wir mittlerweile bei Geburtsjahren um die Jahrtausendwende angelangt sind, die das Speichern-Symbol nicht mehr als 3,5-Zoll-Diskette wahrnehmen, weil sie mit USB-Sticks aufgewachsen sind – dann führt das ganz gut vor Augen, dass man die Vermittlung der Inhalte an das Gegenüber anpassen muss. Und das tun wir.
corimamagazin: Gut organisiertes Onboarding ist ein wichtiger Aspekt, OK! Aber ist das schon alles, was eine gute Integration neuer Kollegen/-innen bei COPS ausmacht?
„Wir sind zwar phasenweise ein recht lauter Haufen, aber bei der Berücksichtigung einzelner Charaktere sind wir ganz vorne dabei…“
B. Gusich: Wieder muss ich sagen: pauschal ist gar nichts. Es gibt sehr nach außen gekehrte Persönlichkeiten (ich will jetzt keine Namen nennen, lieber Stefan ;)), die finden ihren Weg rasch. Introvertiertere neue Kollegen/-innen, die sich vielleicht schon unter vier Augen schwer genug tun, muss man anders abholen. Wir sind zwar phasenweise ein recht lauter Haufen, aber bei der Berücksichtigung einzelner Charaktere sind wir ganz vorne dabei, das muss ich als kollektives Eigenlob so sagen. Wir haben Leute, die sich bei erster Gelegenheit ins Homeoffice verkriechen, und andere, die am liebsten keinen Tag der physischen Anwesenheit versäumen – aber es kommen alle untereinander klar, und wenn wir dann einmal Full-House haben, bereut es niemand, ins Büro gekommen zu sein.
Sehr gut kommt die Initiative der Geschäftsführung an, einmal im Monat den Arbeitstag bei einem gemeinsamen Feierabend ausklingen zu lassen. Sie nannten es ursprünglich „COPS Member Meeting“ und haben es COMe abgekürzt, mittlerweile nennen wir es nur noch so. Das erste COMe vor mehr als einem Jahr hat mit Getränken und Snacks in unserem modernisierten Gemeinschaftsbereich im Büro begonnen, im Laufe der Zeit haben wir uns Mottos überlegt, die die Sache noch abwechslungsreicher machen. Zuerst als Spiele-Abend, dann als großes COMe Together mit unseren Kollegen/-innen von weiter her, einmal auch Kultur-lastig mit einem Ausflug in die Albertina – und letztens das COMe BBQ, wo wir in unserem Garten den Griller angeworfen haben und einer unserer neueren Mitarbeiter seine Grillkünste dargeboten hat.
So etwas kommt gut an, sowohl bei Jahrzehnte alten Mitarbeitern/-innen als auch bei neuen Gesichtern. Mit einem Getränk in der Hand lernt man seine Kollegen dann doch anders und vor allem schneller kennen als bei ausschließlichem Kontakt während eines produktiven Tages.
corimamagazin: COPS hat vor über 40 Jahren ja als kleines österreichisches Unternehmen begonnen. Wie international sind wir in der Zwischenzeit geworden?
„Wenn ich sagen würde, unsere Belegschaft sei ein klassisches Wiener Potpourri, wäre das aber weit untertrieben.“
B. Gusich: Wien als Stadt war ja immer schon ein Schmelztiegel der Kulturen. Wenn ich sagen würde, unsere Belegschaft sei ein klassisches Wiener Potpourri, wäre das aber weit untertrieben. Von Südamerika über Fernost-Asien bis hin zu Grönland und Griechenland – wir haben den Globus im Laufe der Jahre zu einem großen Teil abgedeckt. Dass all diese verschiedenen Menschen miteinander auskommen und sich verstehen, macht einen großen Teil unserer Firmenkultur aus.
corimamagazin: In welchen Positionen suchen wir aktuell noch neue Mitarbeiter/-innen?
B. Gusich: Es taucht natürlich in allen Bereichen immer wieder der Wunsch auf, die Teams zu vergrößern, daher kann meine Antwort nicht auf Dauer richtig sein. Dauerbrenner sind aber auf jeden Fall der Consultant im Bereich Business, IT & Process Analytics sowie die Programmierer/-innen-Stellen für Senior-Positionen (C# und/oder Angular).
„Um die Eingangsfrage zu beantworten: Man kommt gut bei uns an!“
corimamagazin: Da hat sich in unserem Onboarding-Prozess in den letzten fünf Jahren doch einiges getan. Wahrscheinlich mit ein Grund, warum die neuen Kolleginn/en immer recht gut gelaunt anzutreffen sind. Um die Eingangsfrage zu beantworten: Man kommt gut bei uns an! Ben, danke für deinen Einsatz und dieses Interview.